Zoom sur les 3 nouveautés du début d’année

Zoom sur les 3 nouveautés du début d’année

Qui dit nouvelle année, dit nouvelles fonctionnalités ! Découvrez les dossiers partagés dans l’Espace Documentaire, les améliorations apportées à l’application Réservation de Ressources et l’optimisation de l’affichage de l’historique des mails dans la Messagerie. 

 

 

1. Des dossiers partagés dans l’Espace documentaire

Prenons l’exemple de Floriane, enseignante. Elle trouve dommage de devoir chercher partout chaque ressource pédagogique dont elle a besoin sachant qu’elle pourrait mutualiser ses propres trouvailles avec celles de ses collègues. Grâce à l’évolution de l’Espace documentaire, Floriane peut maintenant créer un dossier partagé entre tous les enseignants de son établissement et mettre en commun les ressources pédagogiques de chacun.

Pour différencier les contenus privés de l’enseignante et ceux issus du dossier de contributions, le menu de l’application connaît quelques changements. En lieu et place de “Documents partagés avec moi”, on retrouve un nouveau menu “Documents partagés”, qui contient les contenus mis en commun, qu’ils appartiennent à l’utilisateur ou à des contributeurs. Le menu “Mes documents” contient quant à lui les documents personnels non partagés. Attention, si vous décidez de partager un document personnel, celui-ci sera déplacé de l’onglet “Mes documents” à l’onglet “Documents partagés”. Si vous souhaitez le conserver aussi dans votre dossier privé, il vous sera proposé de faire une copie du document. Vous pourrez ensuite le retrouver dans les deux onglets.

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Il est important de noter qu’après la création d’un dossier partagé, il convient, comme partout dans l’ENT, de le partager aux collaborateurs de son choix. On retrouve donc dans la fenêtre de partage l’attribution des droits de consultation, contribution, gestion ou commentaire. Lorsque l’on sélectionne un de ces droits pour un utilisateur, ce droit s’applique pour tous les documents et sous-dossiers contenus dans le dossier partagé.

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Autre nouveauté, sur la nouvelle page “Documents partagés”, le bouton “Importer” fait évidemment son apparition, pour permettre à chacun de placer directement ses documents dans un dossier commun. Une zone de recherche facilite aussi la localisation des documents, car le nombre de dossiers partagés pourra rapidement devenir volumineux ! À noter, un tour interactif est mis en place pour présenter les changements aux utilisateurs lors de leur première visite du nouvel espace documentaire.

D’autres optimisations ont été apporté à l’application Espace documentaire. Il est maintenant possible de :

  • Rechercher un document en saisissant son libellé ou son auteur,
  • Télécharger plusieurs fichiers ou un dossier complet en une seule fois,
  • Mémoriser la vue sélectionnée (liste, vignette ou carrousel) pour les prochaines visites.
  • Amélioration du glisser-déposer depuis votre ordinateur vers l’espace documentaire et dans l’espace documentaire lui-même,
  • Amélioration de la fenêtre de déplacement de copie

La refonte de l’espace documentaire à été l’occasion de revoir l’application Export. Cette fonctionnalité génère désormais une archive zip dans laquelle les fichiers sont classés dans la même arborescence que dans l’espace documentaire.

2. Les plages horaires au cœur de l’application Réservation de ressources

L’application Réservation de ressources se fait une petite beauté. Tout d’abord, l’affichage du calendrier a été repensé, avec notamment la possibilité d’afficher les réservations par jour ou mois, en plus de l’affichage par semaine. On voit également plus facilement le jour de la semaine, ainsi qu’un résumé de chaque réservation en passant la souris au dessus du calendrier. Chaque type de ressource peut maintenant être défini sur des plages horaires créées par l’établissement (ou comme maintenant sur des créneaux libres). On ne se pose ainsi plus la question de savoir si les cours commencent à 8h05 ou 8h10 ! Cela facilite ainsi grandement la gestion des réservations.

Autre nouveauté, l’export des réservations validées au format PDF ou iCal (format de calendrier supporté par de nombreux logiciels).

D’autres optimisations ont été apportées à l’application Réservation de ressources :

  • Amélioration de l’écran de réservation de ressources
  • Possibilité de supprimer seulement une occurrence d’une réservation périodique, ou toutes les occurrences
  • Possibilité de définir une couleur personnalisée pour chacun des types de ressources (ou même des ressources)
  • Séparation des ressources des établissements pour les comptes multi-établissements

3. Vous avez un nouveau message

Interro surprise : quelle est l’application la plus utilisée de toute la solution ? La Messagerie bien sûr ! Et son utilisation massive pose maintenant la question de la gestion de l’abondance des mails. Comment conserver l’ensemble des conversations, sans pour autant rendre la page illisible ou indigeste par son trop plein d’information ? Avec une astuce qu’on pique bien volontiers aux géants du web. Il est maintenant possible de replier l’historique des différents messages d’une même conversation. L’usage de l’application est donc facilité lors de la réception d’une succession importante de message.

 

la carte des collèges
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