pendant l’été, MonCollege.essonne.fr fait peau neuve

Pendant les vacances d’été, un certain nombre d’opérations ont lieu pour mettre à jour MonCollege.essonne.fr : transition d’année scolaire, nouvelle version de l’ENT, corrections d’anomalies, améliorations ergonomiques…  Tout est mis en œuvre pour préparer la rentrée de l’ENT.

Les préparatifs pour la rentrée

La transition d’année scolaire désigne la période durant laquelle se déroulent les opérations de mise en route de l’ENT pour la nouvelle année scolaire.

Ces procédures nécessitent de couper provisoirement l’accès à l’ENT pendant l’été pour les utilisateurs afin de réaliser les travaux de bascule d’année scolaire :

Etapes transition année scolaire

Première année de transition : le déroulement des opérations

Archivage des données de vie scolaire (notes, absences et cahiers de textes) : Pour aider les établissements à archiver certains éléments, la société Atos procède cette année à l’export des données de vie scolaire. Cette action ne concerne que les établissements qui utilisent les modules de vie scolaire de MonCollege.essonne.fr. Les collèges qui utilisent la suite OMT ou la suite Index Education ne sont pas impactés par cette opération.

La procédure consiste à sauvegarder les données et à les archiver sur un support externe qui sera envoyé au chef d’établissement à la rentrée. Les données archivées sont les suivantes : relevés de notes et bulletins trimestriels, registre des appels journaliers, statistiques d’absences, registre des punitions et des sanctions, cahiers de textes des classes.

A partir du début du mois d’août, l’accès à l’ENT sera coupé pour tous les utilisateurs afin de procéder aux opérations d’archivage et de mises à jour.

Archivage des contenus créés par les utilisateurs : Par ailleurs, certaines opérations d’archivage des contenus créés sont également réalisées par Atos:

  • Archivage des communautés créées automatiquement lors de l’année scolaire 2012-2013
    • Ces communautés adoptent le fonctionnement des communautés manuelles : les membres peuvent être modifiés, les contenus peuvent être changés, les gestionnaires peuvent les supprimer
    • Les communautés classes créées automatiquement et qui n’ont pas été utilisées sont supprimées de l’ENT
  • Conservation des communautés créées manuellement lors de l’année scolaire 2012-2013
    • Les contenus, les services activés, la liste des membres sont inchangés
  • Conservation de la communauté établissement et modification des membres
    • Les contenus, les services activés, la liste des membres sont inchangés

Annuaire fédérateur et création des nouveaux comptes : Enfin, pour que l’ensemble des utilisateurs puissent accéder à l’ENT début septembre, les nouveaux comptes sont créés à partir des données issues des établissements (et remontées dans STS web et SIECLE), les comptes obsolètes (utilisateurs qui ne font plus partie de l’établissement) sont supprimés, les comptes existants sont mis à jour (affectation des classes notamment).  Tous les utilisateurs qui ont activé leur compte lors de l’année scolaire précédente conservent leurs codes d’accès à MonCollege.essonne.fr.

A l’issue de ces opérations, les référents et les personnels de direction pourront accéder à l’ENT afin de procéder au paramétrage des modules de scolarité, à la vérification du chargement des nouvelles données (nouveaux comptes, suppressions de comptes…) et à la préparation de l’export des codes d’accès pour les nouveaux utilisateurs. Les paramétrages qui ont été effectués l’année passée dans la console d’administration ne sont pas modifiés, de même en ce qui concerne la création de contenus dans la communauté de l’établissement.

Après cette période transitoire, l’ENT sera de nouveau ouvert à tous les utilisateurs pour le démarrage de la nouvelle année scolaire :

  • Ouverture aux personnels et aux enseignants le 26 août
  • Ouverture aux parents et aux élèves le 3 septembre

 

Changement de version pour MonCollege.essonne.fr

La version 1.19.1, mise en production à la rentrée, propose de nouvelles fonctionnalités, la correction d’anomalies et l’amélioration de certains services

Les nouvelles fonctionnalités de la version 1.19.1 sont détaillées ci-dessous :

  • Les administrateurs seront avertis lors de la suppression des comptes dans l’annuaire de l’établissement
  • Les administrateurs pourront,  s’ils le souhaitent, supprimer les comptes créés manuellement dans l’ENT de l’établissement
  • L’utilisateur peut accéder rapidement aux 5 services les plus fréquentés en cliquant sur Raccourci version 1.19situé à côté de la rubrique « Mon compte » et des boutons de notifications et d’accès à l’aide.
  • De nouveaux widgets (petits programmes activables dans l’ENT permettant de personnaliser la page et d’accéder plus rapidement aux différents services) seront disponibles pour mettre du contenu dans la page d’accueil de l’ENT
  • Les outils de vie scolaire et le cahier de textes de l’ENT vont évoluer : un article consacré à ce module sera publié à la rentrée sur le site d’accompagnement
  • La durée de session sera étendue à 1 heure. L’ENT ne se déconnectera qu’après 1h d’inactivité de la part de l’utilisateur

Les communautés améliorées

Parallèlement aux nouveautés, la gestion des communautés a été simplifiée : la gestion des membres sera plus fluide (possibilité de supprimer tous les membres d’une communauté, amélioration du filtre de recherche, tri des membres par ordre alphabétique, accès aux services de la communauté). La suppression de membres de la communauté et la recherche de groupes sont illustrées dans les copies écran ci-dessous.

gestion des membres

ajout de membres

 

Les établissements auront la possibilité de créer des communautés homonymes dans des collèges différents : jusqu’à présent, il n’était pas possible de créer une communauté « CDI » dans un établissement si un autre collège avait déjà nommé une communauté « CDI ». Il sera désormais possible de créer une communauté dont le nom est déjà utilisé dans un autre établissement.

Les communautés créées automatiquement par le système ne seront plus disponibles dans l’ENT (un article sera publié à la fin du mois d’août au sujet de la gestion des communautés) : pour simplifier l’utilisation du module collaboratif, les communautés devront désormais être initialisées par les enseignants ou les personnels de l’établissement.

Avec cette nouvelle version de MonCollege.essonne.fr, l’amélioration de l’ENT continue en cette seconde rentrée scolaire pour s’adapter encore davantage aux usages des établissements et proposer une navigation facilitée pour tous les utilisateurs.

la carte des collèges
carte des colleges