Echange et partage dans l’ENT : focus sur les documents

Echange et partage dans l’ENT : focus sur les documents

L’ENT permet aux utilisateurs de mettre en commun différents contenus. Ils peuvent notamment partager des documents de trois manières : via l’espace documentaire, via le casier ou en passant par les communautés.

 

1. Partager des documents dans l’espace documentaire

L’espace documentaire de l’ENT permet de stocker puis partager des documents et des dossiers avec d’autres utilisateurs. Tous les formats de documents peuvent être importés dans l’espace de stockage : il n’y a pas de restriction sur le type de fichier (texte, audio, vidéo, flash…).

Plusieurs types d’affichage sont proposés :

Affichage documents

Pour chaque document, l’utilisateur a la possibilité de :

  • Ajouter un commentaire
  • Partager
  • Renommer
  • Afficher les versions
  • Ajouter une nouvelle version du document
  • Déplacer
  • Copier
  • Supprimer (mettre à la corbeille)

Pour partager un document ou un dossier, il suffit de sélectionner l’élément puis de cliquer sur « Partager »

Partager un document

Les documents et les dossiers peuvent être déplacés de deux manières:

  • En faisant un glisser-déposer
  • En sélectionnant la case à cocher puis en cliquant sur « Déplacer »

Glisser-déposer

2. Envoyer des documents grâce au casier

Le casier permet de déposer des documents dans le casier d’un autre utilisateur (déposer dans un casier) et de consulter les documents déposés par d’autres utilisateurs (mon casier). L’historique affiche par ordre chronologique les documents envoyés dans le casier d’autres utilisateurs.

A la différence de l’espace documentaire, une fois qu’un document est déposé, il ne peut pas être retiré ou modifié. Dans le cadre d’un rendu de devoir, l’enseignant peut ainsi contrôler l’envoi des documents dans son casier (horodatage).

Casier

Le casier peut notamment être utilisé pour le rendu de devoirs par les élèves à un enseignant

Pour déposer un document dans un casier :Déposer dans un casier

  • Cliquer sur « Déposer dans un casier »
  • Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Cliquer sur « Parcourir » et choisir le document.
  • Rechercher les destinataires ou les groupes dans la barre de rechercher et cliquer sur le nom (il suffit de resélectionner le nom pour le supprimer de la liste des destinataires) puis cliquer sur « Envoyer »

Il est possible de déplacer dans son espace documentaire un document qui a été déposé dans son casier.Copier dans mes documents.JPG

  • Sélectionner le document en cliquant sur la case à cocher
  • Cliquer sur « Copier dans mes documents »
  • Sélectionner le dossier dans lequel copier le document
  • Cliquer sur « Copier »

 

Par défaut, les documents du casier sont affichés sous la forme de vignettes. Mode affichage casierIl est possible de faire apparaître les informations détaillées en sélectionnant le format liste.

 

3. Créer un espace de partage documentaire collaboratif grâce aux communautés

Dans l’espace documentaire, lorsqu’on donne accès à un dossier à d’autres utilisateurs, ces derniers n’ont pas la possibilité d’ajouter de nouveaux documents. Pour l’instant, l’espace documentaire de l’ENT permet uniquement de donner accès à des documents, que l’on peut consulter et télécharger. Pour gérer la collaboration dans l’ENT, les utilisateurs habilités (personnels et enseignants) doivent activer le service « Documents » lors de la création d’une communauté.

Activer documents dans communauté

Les membres contributeurs de la communauté ont ensuite la possibilité d’ajouter des documents dans l’espace prévu.Ajout documents dans communautéSélection documents communauté

En cliquant sur « Ajouter un fichier », l’utilisateur peut soit :

  • Parcourir son espace personnel et charger un document déjà présent dans l’ENT (espace documentaire personnel, documents partagés ou documents ajoutés dans un autre module de l’ENT)
  • Charger un document depuis son ordinateur

Charger un document dans la communauté

L’aide en ligne disponible dans l’ENT détaille le fonctionnement de l’espace documentaire, du casier et des communautés (voir article sur l’aide en ligne).

 

la carte des collèges
carte des colleges